Tips Mengadakan Meeting yang Efektif

Pertemuan untuk membahas, mengevaluasi serta membicarakan rencana bisnis di masa depan penting bagi keberlangsungan usaha Anda. Namun sayangnya, terkadang meeting itu tak berjalan sesuai harapan karena beberapa hal sehingga solusi, jawaban atau planning di tahun mendatangpun tak kunjung diperoleh.
Agar meeting dengan partner bisnis, klien, investor atau pegawai bisa berjalan dengan efektif, cobalah tips yang dilansir dari laman eHow berikut.
1. Buat perencanaan awal sebelum meeting diselenggarakan dengan menentukan siapa yang akan diundang dalam pertemuan itu, apa tujuannya, apa topik pembahasan utama, informasi apa saja yang bisa dipakai sebagai data dan lain sebagainya.
2. Buat tujuan spesifik dari pertemuan itu. Jabarkan beberapa tujuan akhir dan diskusikan tujuan-tujuan tersebut hingga mencapai tujuan terbaik yang bisa dicapai bersama.
3. Buat agenda yang jelas dan rinci fakta-fakta penting. Agenda yang detil akan membuat peserta meeting benar-benar mengerti informasi penting yang akan disampaikan dan komunikasi yang terjalin pun bisa berjalan efektif.
4. Distribusikan agenda ke para anggota sebelum meeting terselenggara. Beri kesempatan bagi mereka untuk mengajukan pertanyaan dan menawarkan sejumlah informasi atau data penting yang berkaitan dengan agenda meeting.
5. Sambut para anggota meeting dan pastikan mereka semua memiliki print out agenda meeting yang telah Anda berikan sebelumnya.
6. Mulai meeting dengan cepat dan tepat, pimpin meeting dengan jiwa seorang pemimpin yang kuat dan berkharisma. Arahkan pembicaraan ke topik semula bila sudah melenceng dari yang seharusnya. Tetap fokus pada tujuan meeting yang ingin dicapai.
7. Bagi waktu untuk tiap topik pembahasan dalam meeting. Bila meeting itu memiliki 3 poin penting untuk dibahas dalam jangka waktu satu jam, sisihkan waktu selama 20 menit untuk masing-masing poin.
8. Catat semua ide, sanggahan, informasi tambahan dan data lain yang timbul selama meeting berlangsung.
9. Buat notulen rapat dan sebarkan kepada setiap anggota meeting agar mereka mengingat hasil dari pertemuan tersebut sehingga bisa diterapkan sesuai dengan bidangnya masing-masing. Tutup meeting dengan mengucapkan terima kasih atas kontribusi semua pihak.
Selamat menerapkannya dan semoga sukses!